ITパスポート

問2

ITパスポート過去問 平成31年度（2019年）問2

グループウェアの機能を利用した事例のうち，ワークフロー管理機能を活用したものとして，最も適切なものはどれか。

選択肢

  • ア：営業活動に有効な提案書テンプレートの共有
  • イ：会議出席予定者の空き時間の確認
  • ウ：出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化
  • エ：ネットワーク上での本支店間会議の実施
  • ア
  • イ
  • ウ
  • エ

正解と解き方・学習ポイント（AI解説）

正解：ウ
あなたの回答：未回答

ワークフロー管理機能は、申請、回覧、承認、決裁などの手続を、あらかじめ決めた順序とルールで電子的に進め、状況や履歴を管理する機能です。出張申請から交通費精算までの承認手続を電子化する事例が該当します。

ア：不正解

提案書テンプレートをメンバー間で共有する行為は、文書管理機能に該当します。承認や決裁などの手続の流れを扱っていないため、ワークフロー管理機能ではありません。

イ：不正解

会議出席予定者の空き時間の確認は、予定の共有と日程調整に関する内容なので、スケジュール管理機能に該当します。

ウ：正解

出張申請から交通費精算までの承認手続を電子化するのは、申請、承認、決裁などの流れをシステム上で進め、履歴も管理するワークフロー管理の典型例です。

エ：不正解

ネットワーク上で本支店間会議を実施するのは、遠隔地で会議を行うWeb会議（テレビ会議）の活用例です。業務手続の承認ルートを流すワークフロー管理とは目的が異なります。

Point

この問題は、グループウェアのワークフロー管理機能が何に使われる機能かを確認することがねらいです。申請と承認など、手続の流れを電子化する例を選べるかがポイントです。

解くために必要な知識

Gemini

この問題を解くには、グループウェアに含まれる各種機能の役割、特にワークフロー管理機能の理解が必要です。

用語の整理

用語名 意味
グループウェア 組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するためのソフトウェアの総称です。
ワークフロー管理機能 申請、承認、決裁などの手続きを、決められた順序と担当者のルールに従って電子的に管理する機能です。
承認手続 申請内容に対して、上長などの責任者が許可や同意を与える手順です。
電子化 紙などで行っていた作業を、データとシステムを使う方法に置き換えることです。

ワークフロー管理機能で扱われやすい例

  • 出張申請、休暇申請、購入申請

  • 経費精算

  • 稟議、回覧

他の選択肢に出てくる用語

用語名 意味
文書管理機能 文書を分類、保管し、検索や共有ができるように管理する機能です。
スケジュール管理機能 個人の予定や会議予定を登録、共有して日程調整をしやすくする機能です。
Web会議システム ネットワークを利用して、遠隔地同士で音声や映像を用いて会議する仕組みです。

問題の解法手順

各選択肢の整理

選択肢 内容 該当する機能 ワークフロー管理に該当するか
ア 提案書テンプレートの共有 文書共有、文書管理 該当しません
イ 出席予定者の空き時間の確認 スケジュール管理 該当しません
ウ 出張申請から交通費精算までの承認手続の電子化 ワークフロー管理 該当します
エ ネットワーク上で本支店間会議の実施 Web会議、テレビ会議 該当しません

選択肢ごとの解説

ア：不正解

提案書テンプレートをメンバー間で共有する行為は、文書管理機能に該当します。承認や決裁などの手続の流れを扱っていないため、ワークフロー管理機能ではありません。

イ：不正解

会議出席予定者の空き時間の確認は、予定の共有と日程調整に関する内容なので、スケジュール管理機能に該当します。

ウ：正解

出張申請から交通費精算までの承認手続を電子化するのは、申請、承認、決裁などの流れをシステム上で進め、履歴も管理するワークフロー管理の典型例です。

エ：不正解

ネットワーク上で本支店間会議を実施するのは、遠隔地で会議を行うWeb会議（テレビ会議）の活用例です。業務手続の承認ルートを流すワークフロー管理とは目的が異なります。

まとめ

ワークフロー管理機能は、申請、回覧、承認、決裁などの手続を、あらかじめ決めた順序とルールで電子的に進め、状況や履歴を管理する機能です。出張申請から交通費精算までの承認手続を電子化する事例が該当します。

※本解説は生成AIによる学習支援用の参考情報です。内容の正確性や最新性は保証されません。最終的な判断は、試験実施団体の公式資料をご確認ください。

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